Wirtualna asystentka

• 25 08.2015
• Wirtualne biuro

Czy wiesz jak wiele czasu poświęcasz w pracy na kwestie, które nie mają nic wspólnego z obszarem Twojej specjalizacji? Prowadzenie własnej działalności nierzadko wymaga znajomości z zakresu różnych branż. Poświęcając czas na czynności, z obszarów których nie jesteś profesjonalistą skutkuje wydłużaniem czasu ich wykonywania i jest wysoce nieefektywne. Część codziennych zadań, często natury organizacyjnej staje się na dłuższą metę nużąca. Czy nie wolałbyś zająć się w tym czasie wyzwaniami, które odpowiadają Twoim umiejętnościom i wykorzystują posiadaną wiedzę, zdolności?

Poznaj WIRTUALNĄ ASYSTENTKĘ!

Możesz jej zlecić organizację swego kalendarza, umawianie spotkań, przypominanie o ważnych datach oraz dbanie o optymalny poziom „work-life balance”. Asystentka przygotuje Cię do spotkania z kluczowym klientem dokonując w sieci przeglądu wszelkich dostępnych informacji zgromadzonych następnie w formie przystępnego raportu, pomoże w realizacji kampanii marketingowej Twojej firmy oraz wybawi z opresji, gdy zepsuje się samochód lub zabraknie pomysłu na urodzinowy prezent dla dzieci.

To oczywiście jeszcze nie wszystko. Trudno jednak wymienić wszystkie zadania, które wykona za Ciebie wirtualna asystentka, a do których Ty nigdy nie miałeś głowy.

Oto 10 najważniejszych obszarów, w których pomoc wirtualnej asystentki może okazać się nieoceniona.

1. Wsparcie marketingowe – VA zajmie się nie tylko kampanią promocyjną na portalach społecznościowych, czy komunikacją mailową z klientami. Może przyczynić się do budowania świadomości Twojej marki poprzez promocję artykułów na blogu, wyłapywanie negatywnych wzmianek w mediach oraz reagowaniem na nie a także realizację wcześniej zaplanowanych działań marketingowych, na których wdrożenie nigdy nie miałeś czasu.
2. Asystentki świetnie znają co najmniej jeden język obcy. Przetłumaczenie treści dokumentów, prezentacji, artykułu, czy zawartości strony internetowej nie będzie stanowiło dla nich żadnego problemu. Musisz umówić lub przełożyć spotkanie z zagranicznym partnerem biznesowym? Asystentka chętnie Cię w tym wyręczy, a Ty zyskasz w oczach partnera.
3. Nigdy nie miałeś głowy do tworzenia prezentacji i zdarzało Ci się wysłać nie tę treść co trzeba? Czas to zmienić! VA dokona wszelkich starań, by Twoje prezentacje jak i opracowane przemówienia były w pełni dopasowane do odbiorcy. Asystentka poprawi błędy, zaktualizuje treść oraz przetłumaczy na inny język jeśli zajdzie taka potrzeba.
4. Niezastąpiona okaże się również pomoc w edycji a także przepisywaniu tekstów różnorodnych dokumentów. Profesjonalna komunikacja z klientem jest niezwykle ważna w prowadzeniu firmy. Wirtualna asystentka zajmie się korespondencją zarówno biznesową jak i prywatną, jeśli zajdzie taka potrzeba.
5. Nie będziesz się już więcej martwił o sprawy rachunkowe. Asystentki rozliczą wszystkie Twoje rachunki oraz przejmą odpowiedzialność za monitorowanie aktualnych rozliczeń finansowych.
6. Jak na asystentkę przystało – zajmie się organizacją Twojego kalendarza spotkań, szkoleń i konferencji. Będzie na bieżąco z wszystkimi naglącymi sprawami i będzie Ci o nich przypominać w odpowiednim czasie.
7. Online research – chcesz wprowadzić nowe usługi, otworzyć nową firmę lub spotykasz się na negocjacje z kimś o kim nic nie wiesz? Zleć wykonanie internetowe research’u swojej asystentce! Po znalezieniu wszystkich potrzebnych informacji przekaże Ci je w postaci gotowego raportu.
8. Wirtualna asystentka świetnie sprawdzi się także w roli prowadzenia sklepu internetowego. Oszczędzisz wiele czasu przekazując jej koordynację wszystkich zleceń oraz aktualizowanie bieżącej oferty. Twoi klienci również będą zadowoleni.
9. Twoja asystentka wyciągnie Cię także z wszelkich „codziennych tarapatów”. Należy oddać auto do myjni, odebrać spodnie z pralni, kupić mamie kwiaty na imieniny, zorganizować korepetycje dla dziecka, a na wieczór zarezerwować bilet do kina i zaprosić żonę do restauracji? Naprawdę nie musisz mieć tego wszystkiego na głowie, VA na pewno sobie ze wszystkim poradzi.
10. Organizacja podróży – od tych kilkudniowych na spotkania, czy konferencje po kilkunastodniowe wypady z rodziną na zasłużone wczasy – wirtualna asystentka nie tylko znajdzie miejsca, noclegi oraz zapewni wyżywienie odpowiadające Twoim potrzebom, ale także przygotuje plan miejsc, które warto odwiedzić będąc w danym mieście. Możesz liczyć też na praktyczne porady i wskazówki dotyczącej każdej podróży.

Zdecydowanie się na usługi wirtualnej asystentki niesie za sobą – jak to zwykle bywa – zarówno pozytywne jak i negatywne aspekty. Do tych przyjemniejszych można zaliczyć:

• Brak podatków i kosztów świadczeń – jeśli mielibyśmy porównać zlecanie zadań wirtualnej asystentce do zatrudniania dodatkowego pracownika w firmie dostępne na rynku pakiety okażą się nie tylko korzystniejsze cenowo, ale odciążą również od całej biurokracji związanej z dokumentacją czasu pracy.

• Lepsze kwalifikacje – każda asystentka biegle porozumiewa się w co najmniej jednym języku obcym oraz posiada na swoim koncie liczne szkolenia i certyfikaty. Wirtualna asystentka jest zawsze wyspecjalizowana w danym obszarze, więc Twoje zadania przydzielane są zawsze prawdziwym profesjonalistkom!

• Godziny pracy – jeśli zlecasz zadania asystentkom z innej strefy czasowe możesz osiągnąć dodatkową korzyść w postaci przesunięcia godzin pracy – Twoja asystentka pracuje podczas gdy Ty śpisz, wszystkie zrealizowane zadania będą na Ciebie czekały jeszcze przed rozpoczęciem Twojej pracy!

• Płacisz wtedy gdy czegoś potrzebujesz – zatrudnianie na etat dodatkowego pracownika, w sytuacji gdy tak naprawdę potrzebujesz go tylko na kilka dni w tygodniu jest niewątpliwie jego stratą czasu, a Twoją – pieniędzy. Wirtualnej asystentce płacisz wyłącznie za wykonaną pracę.

• Elastyczna liczba pracowników – jeśli zlecone przez Ciebie zadania mają zostać wykonane w wyjątkowo krótkim czasie, możesz zatrudnić kilka asystentek, które będą pracować dla Ciebie w tym samym czasie, dzięki czemu znacznie skrócisz czas realizacji.

• Brak stanowiska pracy – wirtualna asystentka nie potrzebuje biurka, krzesła i komputera, ani przestrzeni biurowej. Nie musisz się martwić o zapewnianie jej odpowiedniego stanowiska pracy. Nie musisz nawet posiadać własnego biura i zlecać zadania siedząc na kanapie.

• Korzyści finansowe – jeśli zdecydujesz się na oddelegowanie zadań asystentce zamieszkującej inne państwo, czy nawet kontynent – bardzo możliwe jest, że koszty jej pracy będą niższe niż gdybyś zdecydował się na pracownika lokalnego.

Dla równowagi kilka trudniejszych aspektów, które zawsze warto mieć na uwadze decydując się na zatrudnienie VA (choć dotyczy to przede wszystkim delegowania zadań do innych krajów):

• Komunikacja – coraz lepiej wychodzi nam porozumiewanie się przez telefon, skype, czy za pośrednictwem maila. Jednakże to zawsze będzie nieco inny przekaz informacji niż w sytuacji gdy stoisz z pracownikiem twarzą w twarz i widzisz każdy jego grymas.

• Bariery językowe – to, że oboje z asystentką znacie angielski jeszcze nie znaczy, że będziecie się wzajemnie świetnie rozumieć. Zatrudniając kogoś z innych zakątków świata pamiętaj, że różne regiony posiadają różne dialekty, a pochodzenie asystentki może mocno wpływać na akcent i artykułowanie w obcych językach.

• Różnice kulturowe – miej na uwadze, że nie wszystkie polecenia zostaną odebrane dokładnie w taki sposób jak Ty je widzisz, poświęć nieco więcej czasu na ich doprecyzowanie i upewnienie się, że asystentka, która być może pochodzi z zupełnie innej kultury – odbierze polecenie zgodnie z Twoją intencją.

Nie trać więcej swego cennego czasu, na kwestie nie przynoszące realnych korzyści. Skup się na prowadzeniu własnego biznesu i działaniach, w których jesteś naprawdę dobry nie zawracając sobie głowy innymi kwestiami. Całą resztą zajmie się Twoja wirtualna asystentka.

Chcesz wiedzieć więcej?

Zapytaj o usługę wirtualnej asystentki dostępną w biuro56!